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Volvemos a la oficina…pero de 2 m2

Tras el coronavirus, la vuelta a la empresa obligará a adaptar el espacio de trabajo, los protocolos de actuación y el diseño a corto y medio plazo de las instalaciones en ejecución, con una regla: los 2 m2.

Ahora que se encuentra confinada cerca de un 50% de la población mundial -3.900 millones de personas- a causa de la crisis pandémica, quienes siguen trabajando participan forzosamente en el mayor experimento mundial jamás realizado sobre workplace, en el que las viviendas, y no las oficinas, se han convertido en el lugar de trabajo principal.

Pero tras el coronavirus, la vuelta a la empresa obligará a adaptar el espacio de trabajo, los protocolos de actuación y el diseño a corto y medio plazo de las instalaciones en ejecución, con una regla: los 2 m2. Desde CBRE calculan que si es necesario mantener dos metros de separación entre los puestos y asimismo entre los puestos y las personas que circulen por la oficina, «la ratio de ocupación descenderá al 40%, mientras que, si la distancia de separación física se rebajara a un metro, entonces la ratio de ocupación bajaría al 60%». 

Se trata de incluir en un espacio acotado todos los elementos que el empleado puede necesitar, porque el hecho de limitar los desplazamientos contribuye a contener la transmisión del virus. «La premisa fundamental con la que hay que trabajar en una primera fase, es que la vuelta de los empleados a la oficina tiene que ser segura y escalonada«, argumenta Alejandro Pociña, presidente de Steelcase.

«El salario, la ubicación o el transporte eran los factores más relevantes para un trabajador a la hora de elegir una empresa u otra para trabajar. Después del coronavirus, las empresas y los propietarios de los edificios deberán de invertir en la salubridad de los empleados para atraer y mantener el talento«, explicaba recientemente Esther Deltor Campà, directora Workplace Health MERS Recursos Humanos, en un foro organizado por Wires, la asociación de mujeres directivas del sector inmobiliario.

Esto va a obligar a introducir elementos destinados a marcar la separación de la plantilla. Además de las que ya no nos van a abandonar, como el uso de mascarillas, geles desinfectantes o guantes, la propuesta de la consultora internacional Cushman & Wakefield consiste en la adecuación de medidas como la colocación de flechas en el suelo para ordenar los flujos de movimientos, la articulación de mayor espacio entre empleados, la colocación de pantallas protectoras o la delimitación con un círculo pintado en el suelo del espacio de cada trabajador que no puede ser invadido por algún otro.

El concepto Well toma una dimensión diferente ahora. El inversor o el propietario del edificio tienen que adecuar las zonas comunes dentro de la oficina y del edificio. Cómo acceder al edificio, coger el ascensor, los baños, las cafeterías en zonas comunes, todo toma otra relevancia”, según Susana Clarke, directora de clientes estratégicos de Cushman & Wakefield.

Ya hay empresas que incluso han cambiado la orientación de pasillos en un único sentido, o están implantando sensores de temperatura en los ascensores. El directivo de Steel Case precisa que las empresas les están pidiendo oxigenar los espacios, dejando más metros y aislamientos de protección tipo call center. «Esto supone un replanteamiento de los diseños que hasta la fecha eran de alta densidad para ahorrar costes», explica.

La tecnología está ayudando bastante al proceso, «gestionando de forma digital un código de colores para ver las zonas de desinfección, las reservas de puestos de trabajo, aumentando la sensorización y digitalización de los mismos, y llevando a cabo la automatización de aperturas de puertas o baños», describe Pociña.

En esta primera fase llama la atención sobre un punto fundamental, que es la gestión del cambio: cómo trasladar a la empresa esta nueva cultura, y los protocolos necesarios para garantizar la seguridad, que tendrán que incluir la señalización de los espacios, manuales de procedimiento o puestos de trabajo sensorizados, entre otras medidas.

Rediseño de los espacios

Cuando hayamos superado por fin la crisis provocada por la COVID-19, las empresas tendrán que replantearse el uso de sus inmuebles para atender las necesidades imperiosas de transformación del negocio, como el incremento de la presencia digital, y aliviar las presiones económicas generadas por la crisis.

De hecho, los expertos creen que la combinación de teletrabajo y trabajo presencial equilibrará los costes y compensará el incremento de los mismos producido por la adaptación de las nuevas medidas de protección anticoronavirus, que algunas empresas cuantifican en un 15%.

Lo cierto es que esta implantación del protocolo ‘antivirus’ se opone claramente a la tendencia de reducción de costes y espacio registrada inmediatamente después de la crisis económica mundial de 2008. «En una segunda fase, será fundamental el rediseño de los espacios para que a medio plazo se puedan reconfigurar y ganar mucha más flexibilidad, una especie de paso atrás para usar elementos independientes que permitan adaptar el espacio», puntualiza el presidente de Steelcase. Nada de mesas corridas para aprovechar metros.

El objetivo es el de diseñar espacios con separación de zonas, de manera que permitan distribuir a las personas en grupos de mayor o menor tamaño según cada situación y limitar así los contactos. Este método se conoce como ‘open plan zoning’ y permite que sean los empleados los que tengan la capacidad de elegir y controlar sus espacios para poder realizar sus tareas en el sitio más apropiado.

El directivo menciona una tercera fase en esta nueva etapa del workplace: el diseño del futuro, que en su opinión priorizará la flexibilidad sobre el coste, y en el que se combinará el espacio para interacción de las personas con la flexibilidad necesaria para reacondicionarlo.

Teletrabajo

Tras asistir al mayor experimento de teletrabajo de la historia, aunque algunas empresas han tenido dificultades para crear una cultura de teletrabajo eficaz, las que se dedican a sectores digitales han encontrado el cambio bastante sencillo y están pensando en ofrecerlo como un beneficio para los empleados a largo plazo.

Sin embargo, según Lee Elliott, director global de Occupier Research de Knight Frank, «una mayor tendencia al teletrabajo a largo plazo no supondrá el fin de las oficinas físicas. Al contrario, la oficina desempeñará un papel cada vez más importante en la unión de los equipos para colaborar y crear una cultura empresarial de una forma que virtualmente no se pueden alcanzar». Recientemente, el CEO de Bankinter, abogaba por intensificar el trabajo a distancia en las empresas para equilibrar costes.

«Pese a que la demanda de espacios flexibles ha registrado ya una tendencia al alza, este brote podría llevar a más empresas a plantearse la posibilidad de contar con oficinas de reserva para separar a los equipos, con el fin de poder continuar con sus operaciones», sugiere el directivo de la consultora.

La situación actual pone también de manifiesto la importancia de implantar una cultura de workplace que frene el presentismo laboral (cuando los empleados aparecen en la oficina estando enfermos por temor a que sus supervisores desconfíen de ellos). Además, los responsables de CBRE podrían fijarse más en los sistemas de ventilación del edificio y en las instalaciones sanitarias a la hora de elegir un nuevo espacio.

Un estudio demostró que el riesgo de transmisión del virus en un edificio podía reducirse un 50% con unos índices de ventilación y filtración de aire adecuados, complementados por el uso de purificadores de aire. «Los patrones de infección durante el brote del SARS en Hong Kong también demostraron que el contagio masivo pudo deberse a una mala ventilación de determinados edificios», añaden desde Knight Frank.

«Cuando los equipos empiecen a regresar a la oficina, lo irán haciendo poco a poco, y no sabemos durante cuánto tiempo tendremos que convivir con esta nueva realidad, pero lo que es seguro es que las empresas van a tener que tomar algunas medidas para conseguir que sus trabajadores puedan aportar todo su potencial creativo y de innovación de manera que repercuta positivamente en la productividad de la compañía», concluye el responsable de SteelCase.

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