¿Cuántas veces decimos que los facility manager somos los que hacemos que todo fluya, que la oficina funcione, que los empleados estén a gusto…? Hasta hace apenas unos años, lo hacíamos desde nuestra experiencia, desde nuestra intuición. No en vano, los FM somos los responsables de asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados mediante la integración de personas, espacios, procesos y las tecnologías propios de los inmuebles.
Sin embargo, hoy la tecnología nos brinda la posibilidad de no solo apoyarnos en nuestra intuición, que por supuesto no debemos dejar de lado, sino también apoyarnos en la información que nos proporcionan los datos para tomar nuestras decisiones. La búsqueda de eficiencia, productividad, salubridad, diversidad, sostenibilidad y de una experiencia de usuario mejorada en los espacios de trabajo ha impulsado la adopción de tecnologías transformadoras avanzadas en el Facility Management.
Las soluciones son diversas. Desde softwares de mantenimiento de activos físicos a sensores que monitorizan la condiciones ambientales de entornos de trabajo en tiempo real, pasando por las soluciones de gestión y optimización en la asignación del uso de espacios. Sin olvidar sistemas de seguridad, de supervisión y control del uso energético; plataformas de automatización, herramientas de gestión de solicitudes de servicio… y así, una larga lista donde no faltan ni la Inteligencia Artificial ni la analítica de datos que fomente la mejora continua.
En referencia a esta última, la analítica de datos nos tiene que ayudar a transformar simples datos en significados, en relaciones, en patrones, y sobre todo en decisiones que, al apoyarse en esta información, van a ser siempre más coherentes, más objetivas y más inmediatas. Así, por ejemplo, mediante el simple conteo del número de personas que entran en un aseo podremos decidir cuándo ir a limpiarlo, o entendiendo los patrones de teletrabajo de las personas podremos decidir si debemos tener más o menos fruta preparada en el catering.
Tampoco nos debemos obsesionar con la cantidad de datos a gestionar, no todo tiene que ser big data, muchas veces el small data es más efectivo. Es decir, debemos tener muy claro cuáles son los datos fundamentales que nos ayudan a tomar las decisiones correctas, tener los históricos, no parar de alimentarlos y tener un buen cuadro de mando que los controle. Nosotros, como facility managers, debemos tener siempre visibles datos como consumos energéticos, utilización de edificios, puestos de trabajo disponibles, salas de reunión, plazas de aparcamiento, localización de activos, nivel de iluminación, temperatura, humedad, etc.
A pesar de decir que no debemos obsesionarnos con la cantidad de datos, una vez empiezas a trabajar con ellos es difícil parar. Es una nueva forma de orientar tu modo de pensar, tu manera de trabajar. Quizás al principio te cuesta ver todo su potencial, pero una vez vas enlazando unos datos con otros, analizando patrones, sacando conclusiones y, sobre todo, cuando ves que facilita tu día a día, será difícil que dejes de usarlos.
Los datos no existirían si no hubiese tecnología. La tecnología es el habilitador para poder disponer de los datos. La tecnología entendida en sus dos espectros, el del hardware y el del software. Tal como hemos citado anteriormente, necesitamos elementos hardware tipo dispositivos IoT, para geolocalizar activos, contar accesos, medir la temperatura, pero a la vez necesitamos softwares de gestión, como el GMAO o el BIM, que permitan actuar sobre los activos, la climatización o gestionar los espacios.
En conclusión, aprovechemos el poder de la tecnología y de los datos para pasar de actuar por intuición a actuar por conocimiento, como profesionales del Facility Management, está en nuestra mano impulsar estas y otras soluciones innovadoras y estar atentos a su evolución constante. Solo así mejoraremos la eficiencia operativa, crearemos un entorno más cómodo, seguro y sostenible para los ocupantes de edificios e instalaciones.
Artículo de opinión escrito por Alfonso Díaz del Río Díaz de Bustamante, Sponsor de la Comisión de Tecnología y Smart Cities de IFMA España.
